Page 34 - Giáo trình môn học quản lý điều dưỡng
P. 34
không, thành viên cần tham gia là ai. Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế
hoạch sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…). Các kế
hoạch về thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo…ai chuẩn
bị và chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm
quen phương tiện, phòng họp…
- Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp. Bước này cần làm những việc như
làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương
trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc.
- Bước thứ ba là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề. Đây là bước
quan trọng nhất của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý
kiến để cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục
tiêu cuộc họp.
- Bước thứ tư là lập kế hoạch hành động. Ở bước này toàn nhóm lập ra
một kế hoạch sau cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch
này thường bao gồm: công việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả
mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì…Nếu cuộc họp mà không có kế
hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy
không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp. Bước
cuối cùng là bế mạc cuộc họp. Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá,
suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề
gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ
nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá
nhanh. Để tiến hành tốt năm bước này người điều hành thường sử dụng các
công cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic,
động não, bản đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận… mà một số kỹ năng
này sẽ trình bày ngắn gọn sau đây.
7.3. Công cụ điều hành họp nhóm.
7.3.1. Kỹ thuật động não
33
