Page 16 - Kỹ năng giao tiếp
P. 16
Là cách truyền đạt thông tin đến người nhận tin bằng cách sử dụng các giác quan của con
người như: nghe, nói, nhìn và biểu lộ trực tiếp hoặc gián tiếp qua phương tiện nghe nhìn
khác.
2.4. Sự phản hồi
Là sự trao đổi giữa người nhận tin với người cho tin nhằm làm rõ thông tin vừa được truyền
đạt.
2.4.1. Kỹ năng cho và nhận phản hồi
Trong quá trình giao tiếp, khi nghe và nhận thông tin, người nghe thường phản ánh về hành
vi của người truyền tin có ảnh hưởng đến người nghe như thế nào. Thí dụ nội dung trình
bày rõ hay không rõ, nói đủ nghe hay nhỏ, tự tin hay thiếu bình tĩnh, cảm xúc của người
nghe như thế nào...Sau đó người truyền tin tiếp thu những ý kiến phản ánh.
Sự phản ánh ý kiến giữa người nghe và người truyền tin gọi là phản hồi. Ý kiến phản hồi
rất cần thiết. Nó cung cấp thông tin giúp người nhận phản hồi tự xem xét để điều chỉnh
hành vi của mình nhằm nâng cao hiệu quả truyền tin.
Phản hồi là phương pháp cho, nhận thông tin về hành vi của một người. Ý kiến
phản hồi là ý kiến xây dựng, không phê phán, chỉ trích.
2.4.2. Nguyên tắc phản hồi
Giữa lời khen tặng và sự phản hồi tích cực, giữa lời chỉ trích với phản hồi tiêu cực có sự
khác nhau. Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định
cụ thể các hành động xuất sắc. Chỉ trích là lời chê bai chung chung, không giải thích cụ thể.
Khi đưa ra phản hồi, nên:
- Tập trung vào việc cải thiện năng lực thực hiện. Đừng dùng ý kiến phản hồi chỉ để chỉ
trích hay nhấn mạnh kết quả yếu kém. Cần lưu ý đến việc thực hiện yếu kém, nhưng đồng
thời cũng cần phải khẳng định, tăng cường sự phản hồi về những phần việc được thực hiện
tốt. Điều đó sẽ giúp người nhận thông tin học hỏi được từ những gì họ đã làm đúng.
- Đưa ra phản hồi kịp thời. Cố gắng đưa ra ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt sau khi người
gủi tin quan sát được hành vi muốn điều chỉnh hoặc củng cố.
- Tập trung vào hành vi mà không nhận xét thái độ hay tính cách con người. Điều này sẽ
làm cho người gủi tin không có cảm giác là mình đang bị công kích cá nhân.
12
