Page 76 - Kỹ năng giao tiếp

2. Không nên đưa ra lời từ chối một cách quá vội vàng

Từ chối quá vội vàng hay từ chối "thẳng thừng" thường kém tế nhị. Hãy "hoãn

binh" một lúc để "chọn" từ ngữ, giọng nói và thể ngữ (ngôn ngữ cơ thể) cho hợp lý để

tránh căng thẳng cho cả hai.
3. Khi từ chối nên dùng cách từ chối khéo, sử dụng những từ ngữ nhẹ nhàng, dễ

nghe, hạn chế dùng từ “không”, “không thể” khi từ chối

Ví dụ: Thay vì nói: “Em không thể giúp anh được vì em đang rất bận”, chúng ta

nói: “Em rất muốn giúp anh nhưng hiện tại em đang rất bận, mong anh thông cảm”

4. Nên đưa ra những lí do từ chối một các thuyết phục và trung thực
Khi đã xác định được các lí do tại sao bạn phải từ chối, hãy chọn ra lí do thuyết

phục nhất để từ chối. Đừng bao giờ để cho đối tác nhận ra rằng lí do từ chối chỉ là giả

tạo. Ví dụ: chúng ta nói có việc bận nhưng đối tác bắt gặp chúng ta đang đi chơi.

5. Nên gặp mặt trực tiếp để từ chối

Đừng gởi tin nhắn, email hoặc lời nhắn. Nên gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại để
tránh hiểu lầm. Nếu không, bạn có thể bị đánh giá thấp vì họ hiểu là bạn coi thường

họ. Gặp nhau trực tiếp là cách tốt để có thể hiểu nhau hơn, không bị "tam sao thất

bản".

6. Đừng trì hoãn khi đã quyết định từ chối

Đừng để đến ngày mai những gì bạn có thể làm ngay hôm nay. Nếu không đáp
ứng được những yêu cầu đề nghị của đối tác, sau khi cân nhắc kĩ chúng ta nên từ chối

ngay để đối tác chủ động giải quyết vấn đề của họ. Nên từ chối dứt khoát, vì sự do dự

có thể gây thêm khó khăn cho người khác.

7. Nên đề xuất giải pháp giúp người bị chúng ta từ chối có cách để giải quyết

vấn đề
Có những yêu cầu chúng ta không thể trực tiếp thực hiện nhưng nếu chúng ta

biết ai là người có thể làm thay hãy chia sẻ với người bị từ chối, điều này là hết sức

cần thiết. Trong một số trường hợp, trước khi giới thiệu chúng ta nên xin phép người

chúng ta sẽ giới thiệu. Biết rằng không dễ từ chối, nhưng trước khi từ chối, hãy đặt

mình vào hoàn cảnh của họ và hiểu sự ảnh hưởng đối với họ khi bạn từ chối. Khi họ
nhận thấy bạn vẫn quan tâm và cảm thông, họ sẽ dễ chấp nhận lời từ chối của bạn hơn.

76
Tài liệu giảng dạy Môn Kỹ năng giao tiếp